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Política de privacidad — Digitaldocu DeCA

Última actualización: 6 de octubre de 2026

Esta política explica qué datos personales trata la aplicación Digitaldocu DeCA, con qué finalidad y qué derechos te asisten. La app permite generar, firmar y entregar el documento electrónico de control administrativo del transporte de mercancías por carretera.

1. Quién trata tus datos

Ofimática Digital Soluciones, S.L.U.
CIF B75604488
Avenida de la Llibertat, 19 — 03610 Petrer (Alicante), España
Correo de contacto: info@ofimaticadigital.es

Cuando la aplicación se utiliza dentro del servicio contratado por una empresa de transporte, esa empresa es la responsable del tratamiento de los datos de sus expediciones y Ofimática Digital Soluciones, S.L.U. actúa como encargado del tratamiento, conforme al contrato suscrito entre ambas.

En el registro de actividad (apartado 2) ese doble papel se mantiene: lo que queda atribuido a la suscripción de una empresa lo tratamos como encargado, por cuenta de esa empresa y como medida de seguridad del servicio que le prestamos (art. 32 RGPD), con la base jurídica que tenga esa empresa como responsable; lo que no se puede atribuir a ninguna suscripción (por ejemplo, un intento de acceso con un correo que no existe) lo tratamos como responsable, por nuestro interés legítimo en proteger el servicio.

2. Qué datos tratamos y para qué

DatoFinalidadBase legal
Correo electrónico y contraseña de la cuenta Identificarte y dar acceso a la aplicación. La contraseña no se conserva en el dispositivo. Ejecución del contrato
Códigos de acceso (si tu empresa activa el doble factor; siempre en las cuentas de la plataforma) Comprobar que quien entra es quien tiene la cuenta. Después de la contraseña te enviamos un código de seis dígitos al correo de tu cuenta; vale diez minutos y una sesión validada dura como mucho doce horas. El código se guarda solo como huella (calculada con una clave secreta, nunca en claro) junto con la huella de tu correo, y ese registro se borra al cabo de un día. Ejecución del contrato
Datos de la expedición (matrícula, conductor, origen, destino, receptor, fechas) Generar el documento de control exigido por la normativa de transporte y archivarlo. Obligación legal
Datos de cada entrega de un DeCA con varias entregas (si tu empresa lo activa): origen, destino, fecha, mercancía, peso, bultos, destinatario y observaciones de cada una, su estado, cuándo y por qué vía se cerró y, si se cerró sin firma o se anuló, el motivo Identificar por separado cada entrega dentro de un mismo documento de control, como exige la norma cuando se agrupan varios envíos, y saber cuáles quedan por cerrar. El detalle, debajo de esta tabla. Obligación legal e interés legítimo en la prueba de entrega
Nombre, NIF y firma manuscrita de quien recibe la mercancía Acreditar la entrega en destino. En un DeCA de una sola entrega, al firmarla se añaden al propio documento, con las incidencias y observaciones y, si se recogen, las fotos, la ubicación y un resumen del trazo de la firma, y los ve quien tenga su código QR mientras el enlace siga abierto (apartado 5). En uno con varias entregas van en un justificante aparte, sin enlace público (el detalle, debajo de esta tabla). En un DeCA de una sola entrega, si tu empresa activa el aviso por correo de cada firma, el nombre y el NIF de quien firma, las incidencias y las observaciones van además en un correo a las direcciones que haya elegido, con la fecha, la ruta, el vehículo, el destinatario y, si está abierto, el enlace del DeCA. Obligación legal e interés legítimo en la prueba de entrega
Fotografía de la entrega (opcional) Dejar evidencia gráfica del estado de la mercancía. Interés legítimo
Ubicación aproximada o precisa (opcional) Para ordenar tus expediciones por cercanía se usa solo mientras la app está abierta: no se envía ni se guarda (como mucho, las distancias calculadas —con las que, si hay paradas en varias ciudades, se puede llegar a calcular dónde estaba el dispositivo al ordenarlas— pueden quedar en la copia de la ruta que la app guarda en el propio dispositivo para usarla sin cobertura, y que no se borra al cerrar sesión). En cambio, la ubicación del momento sí se guarda, si el dispositivo la da, en tres casos: al realizar una inspección de vehículo, junto a la inspección, en el propio DeCA, que ve quien tenga su código QR mientras el enlace siga abierto, en el informe de inspección, en nuestra base de datos y, si se deja a medias, en su borrador en el propio dispositivo (el detalle, en la fila «Datos de la inspección de vehículo»); al firmar una entrega desde el enlace del conductor, junto a esa firma: en un DeCA de una sola entrega, esa firma —con el nombre, el NIF, la ubicación, un resumen del trazo y, si se toman, las fotos— se añade al propio documento y la ve quien tenga su código QR mientras el enlace siga abierto; en uno con varias entregas va en un justificante aparte; y al cerrar sin firma una entrega de un DeCA con varias entregas, en la constancia de ese cierre (solo cuando la cierra el conductor de ese DeCA: el usuario cuyo correo es el del conductor apuntado en él o, si el DeCA no lleva ese correo, la cuenta de conductor que lo generó, de las que se dan de alta en la pestaña «Chóferes». La aplicación no se la pide a un administrador, salvo si al entrar no pudo comprobar que lo es; si la cierra cualquier otro usuario de la empresa, no se guarda aunque su dispositivo la mande). Es lo que acredita dónde se hizo cada cosa. Consentimiento (orden por cercanía) · Interés legítimo en la prueba (inspección, firma y cierre de entregas)
Teléfono móvil y correo del conductor Avisarle de las expediciones que se le asignan, por SMS al móvil o por correo, y darle el código de acceso al documento. Los facilita su empresa. Además, salvo que tu empresa lo desactive («No imprimir el nombre, el móvil ni el correo del conductor en el DeCA»), el nombre, el móvil y el correo del conductor se imprimen en el DeCA y los ve quien tenga su código QR mientras el enlace siga abierto (apartado 5). Si no podemos leer ese ajuste, no generamos el documento (el DeCA, una versión nueva, sus datos eFTI, el justificante de una entrega, el acta de recogida, el cierre de una entrega sin firma, la inspección final de un vehículo o el expediente) y se vuelve a intentar más tarde, salvo en dos casos, en los que se imprimen igualmente: el DeCA que se genera desde el formulario de la aplicación y la versión nueva que rehacemos al modificar un DeCA desde la aplicación o por la API. Ese ajuste no cambia el acta de recogida firmada, lo que la inspección de vehículo añade al DeCA ni el informe de inspección: los tres llevan el nombre del conductor (filas siguientes). Aunque no se impriman, siguen en los datos del documento en Digitaldocu. Ejecución del contrato
Acta de recogida firmada sin inspección de vehículo (si tu empresa la tiene activada): nombre, NIF y firma de quien entrega la mercancía en origen, nombre y firma del conductor, incidencias y observaciones y, si se toman, hasta cuatro fotografías Dejar constancia de que la mercancía pasa al transportista. Se añade al propio DeCA, sin la ubicación (la que se firma con la inspección de vehículo sí la lleva: fila siguiente), y la ve quien tenga su código QR mientras el enlace siga abierto (apartado 5). El nombre, el NIF, las incidencias y las observaciones quedan además en los datos del documento en Digitaldocu y, con el nombre del conductor y el correo del usuario que la registra, en nuestra base de datos, aunque se borre el DeCA, hasta que se cumple su plazo de conservación (18 meses desde el cierre del DeCA; 5 años y medio si es o puede ser de residuos: apartado 5). Si tu empresa activa el aviso por correo de cada firma, el nombre y el NIF de quien entrega, el nombre del conductor, las incidencias y las observaciones van además en un correo a las direcciones que haya elegido, con la fecha, la ruta, el vehículo, el destinatario y, si está abierto, el enlace del DeCA. Interés legítimo en la prueba de la recogida y del estado de la mercancía
Datos de la inspección de vehículo: fotografías, daños señalados y nombre, NIF, empresa, teléfono, correo y firma de quien la presencia, y nombre y firma del conductor y correo del usuario que la hace Dejar constancia del estado del vehículo en la recogida y en la entrega. En la inspección inicial se añaden al propio DeCA, sin fotos, el acta de recogida —con el nombre, el NIF y la firma de quien entrega el vehículo, el nombre y la firma del conductor, las incidencias y observaciones y la ubicación— y una página con la ficha del vehículo, el equipamiento, los daños anotados, la ubicación, el nombre, el NIF, la empresa, el teléfono y el correo de quien lo entrega, y el nombre del conductor con el correo del usuario que hace la inspección; en la final, también sin fotos, el nombre, el NIF y la firma de quien lo recibe, el nombre y la firma del conductor, las incidencias y observaciones y la ubicación. Los datos electrónicos que van dentro del DeCA (eFTI) llevan además un resumen de la inspección: desde la inicial, cada versión nueva que se hace al corregir el DeCA, el de esa fase, y la final, el de las dos; de cada fase, los datos del vehículo, el equipamiento y los daños anotados y, de las personas, solo los nombres y los NIF que ya figuran en el propio DeCA. Todo eso lo ve quien tenga su código QR mientras el enlace siga abierto (apartado 5); la ubicación, si el dispositivo la da. El informe de inspección completo, con las fotos, se archiva en Digitaldocu junto al DeCA y se envía por correo al administrador y, si tu empresa lo activa, a quien recibe el vehículo en la inspección final, si dio su correo; ese correo lleva un enlace público al informe, salvo que tu empresa haya retirado el del DeCA, y el informe adjunto si cabe. En los datos del documento en Digitaldocu quedan además el nombre y el NIF de quien entrega el vehículo, las incidencias y las observaciones de cada fase y, si lo dio, el correo de quien lo recibe. Si tu empresa activa el aviso por correo de cada firma, en cada fase el nombre y el NIF de quien entrega o recibe el vehículo, el nombre del conductor, las incidencias y las observaciones van además en un correo a las direcciones que haya elegido, con la fecha, la ruta, el vehículo, el destinatario y, si está abierto, el enlace del DeCA. En nuestra base de datos se guardan, de cada fase, los datos de quien entrega o recibe el vehículo (nombre, NIF, empresa, teléfono y correo), el nombre del conductor, el correo del usuario que la hace, la ubicación, la ficha del vehículo, el equipamiento, los daños, las incidencias y las observaciones, pero no las fotos ni las firmas; se quedan aunque se borre el DeCA, hasta que se cumple su plazo de conservación (18 meses desde el cierre del DeCA; 5 años y medio si es o puede ser de residuos: apartado 5). Las fotos y las firmas se suben a un almacenamiento privado nuestro y se borran al terminar de generarse el informe; si no se llega a generar (por ejemplo, porque el DeCA se borra tras la inspección inicial), o ese borrado no llega a hacerse o falla, se quedan hasta que se cumple ese plazo, y entonces se borran también (si ese borrado falla, se vuelve a intentar cada seis horas). Si una inspección se deja a medias, su borrador —todo lo rellenado, también los datos de quien la presencia y la ubicación, miniaturas de las fotos y las dos firmas— se queda en el propio dispositivo, también al cerrar sesión, hasta que se termina o se descarta en ese mismo dispositivo; quien abra después esa inspección en el mismo dispositivo puede continuarla con esos datos. Interés legítimo en la prueba del estado de la mercancía y del vehículo
Suscripción de notificaciones y matrícula asociada (opcional) Avisarte de nuevas expediciones asignadas. Consentimiento
Identificador de la suscripción de avisos del dispositivo Enviarte las notificaciones de expediciones que hayas activado. La aplicación no envía informes de fallos ni estadísticas de uso a terceros. Consentimiento
Registro de actividad: fecha y hora, acción y su resultado, usuario que la hace (su identificador y su correo), dirección IP, tipo de navegador y documento afectado Seguridad del servicio: detectar e investigar accesos indebidos, atender incidentes y brechas, y poder rendir cuentas de quién hizo qué. No se usa para medir ni controlar el rendimiento de nadie. Lo atribuido a la suscripción de una empresa: medida de seguridad que aplicamos como encargado (art. 32 RGPD), con la base jurídica de esa empresa como responsable. Lo que no se puede atribuir a ninguna: nuestro interés legítimo en la seguridad de la red y de la información (art. 6.1.f y considerando 49 RGPD)
Contadores de intentos por dirección IP y por cuenta Frenar los intentos repetidos de adivinar contraseñas o códigos. Se borran al cabo de un día. Interés legítimo en la seguridad del servicio
Lo que escribes en el asistente de la aplicación (solo si lo usas) Contestar tus dudas sobre cómo se usa la aplicación. Para redactar la respuesta se envía a Google (apartado 4). Las preguntas que no sabe contestar se guardan sin tu usuario ni tu correo, para mejorar la documentación (apartado 5). Ejecución del contrato (la respuesta) · Interés legítimo en mejorar la documentación (las preguntas sin respuesta)
Solicitud de eliminación de la cuenta: el correo, el motivo (opcional), la fecha en que llegó y, si se apunta, cómo y cuándo se atendió Tramitar la solicitud (apartado 7) y dejar constancia de ella. Se guarda sin plazo de borrado (apartado 5). Obligación legal (atender el derecho de supresión y poder acreditarlo)

Los DeCA con varias entregas, en detalle. Si tu empresa lo activa, un mismo DeCA puede recoger de 2 a 10 entregas de un viaje, con el mismo cargador y el mismo transportista. Quien tenga su código QR ve los datos de transporte de todas: origen, destino, destinatario, fecha, mercancía, peso, bultos y observaciones de cada una. Si el DeCA se corrige o se anula alguna entrega, ve también los datos que dejaron de valer, tachados, y el motivo que se escribió al corregirlo o anularla.

En un DeCA de una sola entrega, los datos de quien firma la recepción se añaden al propio documento y los ve quien tenga su código QR mientras el enlace siga abierto. En uno con varias entregas, no: los datos de la persona que firma la recepción de cada entrega —nombre, NIF, firma, incidencias y observaciones y, si se recogen, la ubicación del momento, un resumen del trazo de la firma y las fotos— no van en ese documento, sino en un justificante aparte por cada entrega, que se archiva en Digitaldocu junto al DeCA y sin enlace público: no lo abre el código QR ni el enlace del conductor, y no se adjunta a ningún correo, tampoco al aviso de cada DeCA generado, que lleva solo el DeCA común. Lo pueden ver, dentro de la aplicación y de Digitaldocu, los usuarios de tu empresa con acceso a ese DeCA.

Si una hoja de ruta en CSV sale en varios DeCA, se manda un solo aviso al conductor, con el enlace de uno de ellos, y desde ese enlace ve —el destino, la mercancía y el estado de cada entrega— y firma también las entregas de los demás DeCA de esa hoja que lleva él (con el mismo nombre, móvil y correo del conductor), con varias entregas o, desde el 6 de octubre de 2026, de una sola, y con el mismo número de expedición. Lo comprueba nuestro servidor en cada firma, no la pantalla, y los datos de quien firma van, como si se firmara desde el propio enlace de ese otro DeCA, al justificante de su entrega o, si es de una sola entrega, a ese mismo DeCA. Desde el enlace de otro DeCA no se pueden firmar las entregas de un DeCA al que un administrador de tu empresa le ha retirado el enlace público, ni una entrega anulada o ya cerrada (firmada o cerrada sin firma); y si en ese momento no se puede comprobar, tampoco se firma.

Si tu empresa activa el aviso por correo de cada firma, por cada entrega firmada sale un correo a las direcciones que haya elegido, con los datos de esa entrega —la fecha, el nombre y el NIF de quien la firma, las incidencias y observaciones, la ruta, la mercancía, el vehículo y el destinatario— y el enlace del DeCA común, pero sin el justificante. Ese aviso sale también cuando el conductor de ese DeCA (quién es, en el párrafo siguiente) cierra una entrega sin firma, con quién la cerró (con el correo de su usuario) y el motivo; si la cierra otro usuario de la empresa, no sale.

Si una entrega se cierra sin la firma del receptor, su justificante es una constancia de ese cierre: el motivo, la hora y quién la cerró (con el correo de su usuario). Si la cierra el conductor de ese DeCA —el usuario cuyo correo es el del conductor apuntado en él, sea o no administrador, o, si el DeCA no lleva ese correo, la cuenta de conductor que lo generó, de las que se dan de alta en la pestaña «Chóferes»—, la constancia dice que la cerró el conductor y lleva además la ubicación del momento si su dispositivo la da (la aplicación no se la pide a un administrador, salvo si al entrar no pudo comprobar que lo es). Si la cierra cualquier otro usuario de la empresa —también una cuenta de conductor, si el DeCA lleva el correo de otro conductor—, la constancia dice que la cerró la oficina, con su correo, y su ubicación no se guarda. Si en ese momento no se puede comprobar si quien la cierra es el conductor de ese DeCA, la entrega no se cierra y hay que repetirlo pasados unos minutos.

En nuestra base de datos se guardan, de cada entrega, sus datos de transporte, su estado, cuándo y por qué vía se cerró (el enlace del conductor, la app o la oficina) y el motivo de un cierre sin firma o de una anulación; nunca el nombre, el NIF, la firma, la ubicación ni las fotos de la persona que firma la recepción. Si el DeCA se borra desde la aplicación —solo se puede mientras ninguna de sus entregas esté cerrada ni a medio firmar—, se borran con él. Si no, se quedan, también si el documento desaparece por otra vía (por ejemplo, se borra directamente en Digitaldocu) o la base de datos falla al borrarlas, hasta que se cumple su plazo de conservación (18 meses desde el cierre del DeCA; 5 años y medio si es o puede ser de residuos: apartado 5). Entonces se borran las entregas que no llegaron a cerrarse y, de las cerradas, el origen, el destino, la mercancía, el peso, los bultos, el destinatario, las observaciones y el motivo; de cada una quedan solo su número, su fecha, su estado, cuándo y por qué vía se cerró y cuál es su justificante, que es lo que impide borrar desde la aplicación un DeCA con entregas cerradas o el justificante de una entrega. Los justificantes quedan archivados con el DeCA y no se pueden borrar sueltos desde la aplicación.

El registro de actividad, en detalle. Se apuntan los accesos (entradas, salidas, intentos fallidos, cambios de contraseña, códigos de acceso enviados, aceptados o fallidos —nunca el código— y los cambios del doble factor), las descargas y exportaciones de documentos, las operaciones de administración (altas y bajas de conductores y usuarios, claves de API, firma, avisos, automatizaciones), las del enlace privado del conductor y las que llegan por la API de la empresa. Las consultas del listado se anotan como un resumen por cada quince minutos, no una a una, y las recargas automáticas de la pantalla no se anotan.

Qué no se guarda nunca en él: contraseñas, códigos de un solo uso, tokens, claves de API, los enlaces de acceso, el contenido de los documentos ni el de las peticiones, y números de móvil. Si alguien falla al entrar, el correo que tecleó se guarda enmascarado (por ejemplo, j•••@dominio.es) junto con una huella calculada con una clave secreta, que solo permite reconocerlo si vuelve a aparecer; y si lo tecleado no tiene forma de correo (una contraseña escrita en el campo equivocado), no se guarda nada de ello. Esa misma huella con clave del correo se guarda, para uso interno de la plataforma y sin mostrarse a las empresas, en todos los apuntes que llevan el correo de quien actúa: sirve para reconocer un intento fallido contra una cuenta que ya había entrado bien en esa empresa y para localizar los apuntes de una persona cuando ejerce sus derechos. La clave es la misma para todas las suscripciones, de modo que la huella de un mismo correo coincide entre empresas; no la usamos para relacionar a nadie entre ellas. Además, de cada cuenta que entra bien en una suscripción se guarda solo esa huella, que se borra a los 12 meses de su último acceso. Del navegador se guarda solo la familia (por ejemplo, «Chrome en Android»), salvo en las operaciones fallidas o denegadas (incluidos los accesos), donde se guarda la identificación completa. El conductor que entra por su enlace figura con un identificador seudónimo, no con su móvil.

Integridad. El registro solo admite añadir: ninguna función de la aplicación puede modificar ni borrar un apunte. Los apuntes de cada suscripción van encadenados con huellas criptográficas, de modo que una alteración hecha a través de la aplicación se detecta al verificar la cadena. Cada día se guarda fuera de la base de datos, en un buzón de nuestra plataforma, un sello con la última huella de cada suscripción, que no contiene datos personales y que podemos facilitar a la empresa que lo pida. Ese sello lo custodiamos nosotros mismos: todavía no es una prueba independiente frente a quien administra la base de datos.

Direcciones IP. La IP de las operaciones que pasan por la aplicación web se toma de la conexión. La de las operaciones del enlace privado del conductor (todas ellas, incluida la firma de la entrega), que se atienden directamente en nuestra infraestructura de base de datos, llega a través de una pasarela intermedia y se guarda marcada como no verificada hasta que hayamos comprobado que esa pasarela la transmite fielmente.

Lo que no recoge: la lectura de un documento a través de su código QR público o de su enlace de verificación no pasa por esta aplicación, sino directamente por el gestor documental Digitaldocu, y por eso no figura en este registro.

3. Permisos del dispositivo

4. Con quién se comparten

Los documentos se archivan en la plataforma Digitaldocu. Además, intervienen proveedores que dan soporte al servicio (alojamiento e infraestructura, envío de notificaciones y distribución de actualizaciones), que tratan los datos por cuenta nuestra y bajo contrato.

Para rellenar el DeCA a partir de un CMR o un albarán, la aplicación puede leer el documento con inteligencia artificial: lo envía a Google para que su modelo extraiga los datos. Pasa cuando un administrador de tu empresa lee un documento —al importarlo del buzón o al soltarlo en «Leer un documento»— y la aplicación no puede leerlo entero por sí misma (según cómo haya configurado tu empresa su buzón), o cuando pide leerlo con IA; y, si tu empresa activa la lectura automática del buzón, que es opcional y viene desactivada, también con los documentos que llegan a él, cuando no puede leerlos por sí misma o para comprobar una plantilla que acaba de aprender. Ese documento puede contener nombres, NIF y domicilios. El envío se hace bajo contrato de encargado y los datos no se utilizan para entrenar modelos. Tu empresa puede usar su propia clave con su proveedor; sin ella se usa la nuestra, con los tokens de su suscripción. Sin clave propia ni tokens no se envía nada. Cada suscripción recibe 500.000 tokens al darse de alta: si tu empresa no quiere que se envíe ningún documento, tiene que pedirnos que se los quitemos.

El asistente de la aplicación (la pestaña «Asistente») contesta dudas sobre cómo se usa, a partir de nuestra documentación; no ve tus documentos ni los datos de tu cuenta. Cuando le preguntas, lo que escribes —la pregunta y los mensajes anteriores de esa misma conversación— se envía a Google para que su modelo de inteligencia artificial redacte la respuesta, junto con tu idioma y si eres administrador. No se envían tu usuario, tu correo, tu empresa ni tu dirección IP. Antes de enviarlo se quitan las claves de DeCA y lo que se reconoce como una contraseña o un token, pero nada más: no escribas en él datos personales ni de clientes. Usa nuestra clave con el proveedor, no la de tu empresa, y no se cobra aparte. A diferencia de la lectura automática, no se activa por suscripción: está disponible para todos los usuarios y solo envía algo cuando alguien pregunta.

No vendemos datos personales ni los utilizamos con fines publicitarios ni de elaboración de perfiles.

El registro de actividad de una empresa pueden consultarlo el administrador de su suscripción, desde su propia pestaña en la aplicación cuando la empresa la tenga activada (se activa por suscripción y se avisa a la empresa con antelación), y el equipo técnico de la plataforma, para atender incidentes y solicitudes. La empresa ve su registro solo desde que se activa su pestaña por primera vez: lo anterior no se le muestra, salvo en la copia completa de su registro que le entregamos si deja el servicio (apartado 5) y en lo que nos pida para atender un derecho de acceso. Con la pestaña activada, la empresa puede además copiar su registro a su propio sistema de seguridad (SIEM), con una clave que solo sirve para leerlo; esa copia, cuánto la guarde y lo que haga con ella son responsabilidad suya. Si tu empresa quiere usar el registro respecto de sus trabajadores o colaboradores, le corresponde informarles previamente.

5. Conservación

Los documentos y sus datos se conservan durante los plazos exigidos por la normativa de transporte, mercantil y fiscal aplicable. El enlace público de verificación de un documento —el que abre su código QR— se desactiva siete días naturales después de que se firme la entrega; si el documento recoge varias entregas, siete días naturales después de que se cierre la última, ya sea firmada, cerrada sin firma o anulada. Si eso no llega a ocurrir, se desactiva a los 30 días de emitirse el documento o de la fecha del transporte, si es posterior (con varias entregas, cuenta la más tardía de las fechas de sus entregas no anuladas). Tu empresa puede pedirnos acortar ese plazo, contándolo desde la fecha del transporte, hasta un mínimo de 8 días, declarando por escrito que sus servicios no duran más de lo que ese plazo permite; lo fijamos nosotros, no se cambia desde la aplicación, y si el documento no tiene fecha de transporte se aplican los 30 días. No se cierra antes de que termine el transporte: mientras la mercancía circula, el documento tiene que poder comprobarse en un control de carretera. Los siete días posteriores a la firma (o al cierre de la última entrega) se respetan siempre, aunque superen cualquiera de esos plazos: no son una elección nuestra, sino el plazo que fija el apartado Tercero.5 de la Resolución de 5 de junio de 2026, que solo permite desactivar la descarga una vez transcurridos.

El enlace privado que recibe el conductor caduca con el del documento de su viaje, tal como estaba cuando se le envió (si se le reenvía cuando a ese enlace le quedan menos de dos días, tiene esos dos días), y en cuanto se firma la entrega (si el documento recoge varias, en cuanto se cierra la última). Si a ese conductor le queda otro DeCA del mismo viaje por entregar (o queda alguno de ese viaje por entregar sin conductor apuntado), se mantiene hasta la fecha que cubre ese DeCA; si tras una firma no se puede comprobar el viaje, se deja como mucho dos días. Si después se acorta el enlace del documento, el del conductor no se acorta con él. Mientras sigue abierto, desde él se firman también las entregas de los demás DeCA de su hoja de ruta en CSV, con varias entregas o de una sola, que lleva ese conductor (apartado 2).

Lo que guardamos en nuestra base de datos de cada DeCA con datos personales se borra solo cuando se cumple su plazo de conservación: 18 meses desde el cierre del DeCA, que son el año que obliga a conservarlo el artículo 9 de la Orden FOM/2861/2012 y seis meses más; si el DeCA es de residuos, 5 años y medio, que son los cinco años del archivo cronológico del artículo 64.3 de la Ley 7/2022 y seis meses más. Es esto: los datos de sus inspecciones de vehículo, de su acta de recogida y de cada una de sus entregas si lleva varias (en el apartado 2 se dice qué pasa con ello si se borra el DeCA); su diario —quién hizo cada versión, recogida, inspección, informe de inspección o expediente, o retiró el enlace del conductor anterior, con el correo de su usuario—, que es la trazabilidad del documento y se queda aunque se borre el DeCA, y que de cada versión guarda además lo que se escribió, qué se cambió, con el valor de antes y el de después, y el motivo (de eso, el móvil y el correo del conductor escritos en sus casillas se enmascaran antes, a los 12 meses; el motivo se queda como se escribió hasta que se borra el diario); si es una hoja de ruta de viajeros, el lugar y la hora de cada parada intermedia que apunta el conductor, que van en su diario y aparte; el motivo de su última corrección; si se emitió desde una hoja de ruta CSV de mercancías que llega al buzón, los datos con los que se emitió (entre ellos, el nombre y el móvil del conductor), que se guardan de cada versión aplicada de la hoja para saber qué cambia cuando llega la siguiente, y, mientras se emite una hoja que sale en DeCAs con varias entregas, el plan que se decidió al empezar (los datos de todas sus entregas, también las que aún no se han emitido), para terminarla con lo decidido aunque cambie la configuración, que se borra en cuanto la hoja se ha emitido entera; y el identificador de usuario de quien retiró su enlace público o de quien pidió desde el panel su número de documento de identificación de residuos.

El cierre es la firma de su entrega o, si lleva varias, el cierre de la última, tal como conste en nuestra base de datos: la firma de una entrega no consta si se firmó antes de que empezáramos a apuntarla o si al firmar falló ese apunte, y entonces el DeCA cuenta como uno que no llega a cerrarse. Si el DeCA no llega a cerrarse, cuenta desde su emisión. Si lleva varias entregas y la más tardía de las fechas de sus entregas no anuladas es posterior, cuenta desde esa fecha, se haya cerrado o no (como mucho, un año después de emitirse). Y si en lo que se borra con esto consta una fecha posterior (por ejemplo, un expediente generado después, una corrección o la retirada de su enlace), cuenta desde ella. Lo tratamos como de residuos si le dimos nosotros el número de su documento de identificación, si tu empresa tiene o ha tenido activado el documento de residuos o si no consta en nuestra base la suscripción que lo emitió: ante la duda, el plazo largo. El borrado se hace solo, una vez al día. De lo que no se borra entero se queda solo lo que no identifica a nadie: de cada entrega cerrada de un DeCA con varias, lo que dice el apartado 2; de sus correcciones, cuántas hubo y cuándo fue la última; de una hoja de ruta CSV, su número, sus versiones y qué DeCA salió de cada parada (y si después llega una versión nueva de esa hoja, no se aplica sola: queda para que la revise una persona); y la retirada de su enlace y su número de documento de identificación, sin quién los hizo o pidió. La excepción es el nombre del fichero de cada versión de una hoja de ruta CSV, los avisos de su lectura, que pueden repetir un NIF o una matrícula, y el plan de una hoja que no llega a terminarse (por ejemplo, porque se para y sus entregas se emiten a mano), con los datos de todas sus entregas: no se borran con el plazo de cada DeCA, sino cuando se ha cumplido el de todos los DeCA de esa versión o, si no tiene ninguno, a los 5 años y medio de leerse; y una hoja cuyo plan se ha borrado no sigue sola: queda para que la revise una persona. Si un número de documento de identificación pedido desde el panel no llega a ningún DeCA, el identificador de quien lo pidió se borra a los 5 años y medio de pedirlo. La retirada del enlace público de un DeCA se guarda hasta que se vuelve a abrir el enlace o se borra el DeCA desde la aplicación; el identificador del administrador que la hizo, como mucho hasta que se cumple ese plazo. El documento en Digitaldocu —el DeCA, sus versiones, sus justificantes, sus informes y sus datos— no se borra con esto: lo conserva tu empresa durante los plazos que dice el primer párrafo de este apartado.

Lo que se lee con inteligencia artificial de un documento, del buzón o subido desde el ordenador, cuando lo pide una persona o cuando la lectura automática del buzón no basta para generar el DeCA sin revisión, también se guarda: la última lectura de cada documento, con lo que se vuelca en el formulario (por ejemplo, el nombre, el móvil y, si viene, el correo del conductor, el NIF y el domicilio del cargador y el destinatario), los avisos de la lectura, que pueden repetir algunos de esos datos, y el nombre del documento y el buzón del que vino, para no volver a leerlo ni a pagarlo, para enseñarlo como pendiente de información y para retirarlo del buzón cuando se genere su DeCA. Esa lectura se borra en cuanto se genera su DeCA, aunque el original no llegue a salir del buzón: desde la aplicación, cuando se genera de un documento del buzón o de uno subido desde el ordenador, y cuando la lectura automática del buzón consigue emitirlo. La de un documento subido desde el ordenador solo la borra la aplicación, justo después de generar su DeCA y dejando constancia en el registro de actividad: si ese borrado falla (por ejemplo, porque se corta la conexión o no se puede dejar constancia), se queda hasta que se cumplen sus 18 meses. Y si se hubiera quedado, se borra al consultar «Pendiente información» la de un documento del buzón que ya tenga el DeCA que emitió la lectura automática. La de un documento descartado no se borra por ninguno de estos caminos, ni aunque se llegue a generar su DeCA o se vuelva a leer (la lectura automática lo aparta antes de leerlo; en la práctica, el descarte solo deja de valer si alguien lo vuelve a leer desde la aplicación y la huella muestra que el texto ha cambiado, y entonces vuelve a «Pendiente información»). Si no, se borra sola a los 18 meses de la última vez que se leyó o se descartó, también la de un documento subido desde el ordenador. Si un administrador la descarta de «Pendiente información», no se borra en el momento: se aparta, con la fecha y, si la hay, una huella del texto leído. El descarte no se puede deshacer desde la aplicación, que avisa de ello antes de descartar; lo apartado se conserva igual, y cuando se cumplen esos 18 meses se borran lo leído, sus avisos, el nombre del documento y el buzón, y se queda la marca del descarte, con su fecha y esa huella, para que el documento no se vuelva a leer solo. El documento sigue en Digitaldocu: esto no lo borra.

No tiene plazo de borrado la solicitud de eliminación de una cuenta (apartado 7): el correo, el motivo, si lo hay, y la fecha en que llegó se guardan como constancia, junto con cómo y cuándo se atendió, si se apunta. Tampoco lo tienen los datos que tu empresa mantiene en la aplicación —la ficha de cada conductor, las plantillas de formulario, las de lectura del buzón (cada una con los primeros 240 caracteres del documento del que se aprendió), las direcciones de aviso, el canal de aviso elegido para cada matrícula o móvil y las suscripciones de avisos de los dispositivos—, que se guardan hasta que se cambian o se borran; ni el registro de la propia suscripción, con el correo de su cuenta de servicio, el nombre, el NIF y el domicilio de la empresa y el correo de quien cambió por última vez algunos de sus ajustes; ni, con el correo de quien las hizo, las claves de API, también las revocadas, y las compras de paquetes, que la aplicación no borra.

Si una empresa deja el servicio, nada de lo anterior —lo que guardamos de cada DeCA, lo leído de cada documento y lo que no tiene plazo— se borra en ese momento ni se le entrega una copia: lo que tiene plazo se conserva hasta que se cumple, y si la empresa nos pide que lo borremos antes, o que borremos lo que no tiene plazo, lo borramos a mano.

El registro de actividad se conserva 12 meses y lo que no se puede atribuir a ninguna suscripción, 90 días; pasado ese plazo se borra automáticamente. Los contadores de intentos y los códigos de acceso se borran al cabo de un día. Si una empresa deja el servicio, se le entrega antes una copia de su registro y después se borra; los sellos diarios, que solo contienen huellas y no datos personales, se guardan algo más de un año.

Los registros de los avisos enviados a cada conductor (con su móvil o su correo), de cada lectura de un documento (con el nombre del fichero), de los avisos que se mandan al sistema de tu empresa si lo tiene conectado (por ejemplo, con el nombre y el NIF de quien firma una entrega o con lo que se cambió en una versión) y de los correos de aviso de cada DeCA generado (con una huella de cada dirección) se borran a los 12 meses; de los SMS que cuentan para el saldo de tu empresa no se borra el apunte, pero sí el móvil, el correo y el número de expedición. El enlace privado de cada conductor, con el móvil o el correo al que se le envió, se borra de nuestra base de datos 30 días después de caducar, o antes, con el DeCA, si este se borra desde la aplicación. Los enlaces para elegir la contraseña, con el correo de la cuenta, se borran siete días después de usarse o de caducar.

Del asistente se guardan 12 meses las preguntas que no supo contestar, con los correos, teléfonos, NIF, IBAN, matrículas y números largos tachados, y sin tu usuario, tu correo ni tu dirección IP: solo la empresa, si eres administrador y el idioma. De las demás no se guarda el texto. Para aplicar los límites de uso se cuenta cuántas preguntas hace cada usuario al día, identificado solo por un código seudónimo; esa cuenta se borra a los 13 meses.

6. Tus derechos

Puedes solicitar el acceso, la rectificación, la supresión, la limitación del tratamiento, la oposición y la portabilidad de tus datos, así como retirar tu consentimiento en cualquier momento, escribiendo a info@ofimaticadigital.es. Si la responsable del tratamiento es tu empresa de transporte, trasladaremos tu solicitud a esta.

También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

7. Eliminación de la cuenta

Puedes pedir la eliminación de tu cuenta desde esta página, sin necesidad de instalar la aplicación, o desde el propio inicio de sesión de la app («Eliminar mi cuenta»). También puedes escribir a info@ofimaticadigital.es indicando el correo con el que accedes.

Qué se elimina: tu cuenta de acceso, tu perfil de usuario, tu ficha de chófer (nombre, móvil, correo, matrícula y remolque, transportista y su NIF, y notas), tu buzón personal y la suscripción de avisos de tu dispositivo.

Qué no se elimina, y por qué: los documentos de control del transporte ya emitidos —DeCA, hojas de ruta, actas de entrega y de inspección—. La normativa de transporte y la fiscal obligan a conservarlos durante sus plazos, y no pertenecen a tu cuenta sino a la empresa que los emitió, que es la responsable de esos datos. Tampoco se elimina en el momento lo que guardamos en nuestra base de datos de cada DeCA con tus datos: lo de las inspecciones de vehículo y de las actas de recogida, con el correo del usuario que las hizo y el nombre del conductor (apartado 2); el diario de cada DeCA —quién hizo cada versión, recogida, inspección, informe de inspección o expediente, o retiró el enlace del conductor anterior, con el correo de su usuario, y, de cada versión, lo que se escribió, qué se cambió, con el valor de antes y el de después, y el motivo— y el de cada hoja de ruta de viajeros, con el lugar y la hora de cada parada intermedia que apunta el conductor, que son la trazabilidad del documento; tu identificador de usuario si retiraste el enlace de un DeCA o pediste desde el panel su número de documento de identificación, y, si eres conductor, tu nombre y tu móvil en los datos de los DeCA emitidos desde una hoja de ruta CSV: se borra solo cuando se cumple su plazo de conservación (18 meses desde el cierre del DeCA; 5 años y medio si es o puede ser de residuos: apartado 5), y del diario se enmascaran antes, a los 12 meses, el móvil y el correo del conductor escritos en sus casillas. Tampoco se borra la propia solicitud: tu correo, el motivo, si lo hay, y la fecha en que llegó se guardan sin plazo de borrado, como constancia, junto con cómo y cuándo se atendió, si se apunta. Ni se borra con la cuenta lo demás que guardamos y que puede llevar tus datos —por ejemplo, lo leído de los documentos en que figuras, tus plantillas de formulario o el registro de los avisos que se te enviaron—: el apartado 5 dice cuánto se guarda cada cosa o que no tiene plazo de borrado.

Tampoco se borra en el momento el registro de actividad de lo que hiciste con tu cuenta: es una medida de seguridad y se conserva hasta que vence su plazo (12 meses), y entonces se borra solo. Si la empresa responsable acepta una solicitud de supresión antes de ese plazo, en los apuntes afectados se tachan tus datos (usuario, correo, IP y navegador, y la huella de tu correo) y queda solo qué se hizo y cuándo, de forma que la cadena de huellas se sigue pudiendo verificar; y la huella de tu correo se borra también de la lista de cuentas que han entrado en esa empresa. El derecho de supresión puede verse limitado cuando esos datos sean necesarios para formular, ejercer o defender reclamaciones.

La solicitud la tramita tu empresa, como responsable de tus datos, a través del administrador de su suscripción, con un plazo máximo de un mes.

8. Menores

Digitaldocu DeCA es una herramienta profesional y no está dirigida a menores de 16 años.

9. Cambios en esta política

Cualquier modificación se publicará en esta misma dirección, actualizando la fecha que figura al inicio.